< Tips

6 Etiket Meeting yang Perlu Diketahui

6 Etiket Meeting yang Perlu Diketahui

Tips

Orang yang memiliki attitude yang baik tentunya akan disukai banyak orang. Apalagi kalau ditambah dengan memiliki etiket yang baik juga. Selain dalam pergaulan, etiket juga dibutuhkan dalam dunia kerja. Menurut Barbara Pachter, penulis buku “The Essentials of Business Etiquette”, ada 6 etiket yang harus diterapkan saat Anda sedang meeting dengan klien. Apa sajakah keenam etiket tersebut? Check this out!

1Tepat Waktu
Sosok orang yang tepat waktu akan lebih dihormati dan dihargai orang lain. Jadi pastikan apabila Anda ada janji meeting bersama klien jangan sampai terlambat. Akan lebih baik jika Anda hadir 15-30 menit sebelum meeting dimulai.

2Memperkenalkan Diri
Bila Anda baru pertama kali bertemu dengan klien, jangan lupa untuk memperkenalkan diri. Misalnya, “Halo, saya Irma. Senang bertemu dengan Anda”. Atau bila Anda membawa rekan kerja Anda (yang belum pernah bertemu klien), jangan lupa untuk memperkenalkan rekan kerja Anda pada klien. Misalnya, “Halo Bapak Budi, perkenalkan ini rekan kerja saya, Donny”. Dengan memperkenalkan diri Anda pada klien, maka akan tercipta suasana yang tidak canggung dan lebih nyaman.

3Memiliki Agenda yang Kuat
Agenda yang dimaksudkan di sini adalah memiliki tujuan yang jelas saat hendak melakukan meeting bersama klien. Anda harus sudah tahu betul apa yang hendak disampaikan kepada klien. Sampaikanlah maksud dan tujuan Anda secara jelas dan lugas, tentunya dengan cara-cara yang sopan dan diplomatis, namun jangan bertele-tele. Hal ini juga membutuhkan persiapan yang baik sebelum menyampaikan maksud dan tujuan Anda. Tetaplah di ‘jalur’ Anda, jangan keluar dari maksud dan tujuan sebenarnya yang akan disampaikan pada klien.

4Perhatikan Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh merupakan cerminan dari karakter Anda. That’s why, perhatikan bahasa tubuh Anda mulai dari cara duduk, berbicara, dan gerak tubuh. Duduklah dengan postur tegak (tapi jangan terlalu kaku, nanti malah berkesan tegang) dan tataplah mata klien saat sedang berkomuniskasi. Usahakan dengarkanlah mereka bicara sampai selesai, baru Anda boleh bicara atau bertanya. Pastikan juga bicara dengan suara yang jelas agar klien menanggap maksud perkataan Anda. Satu lagi, cobalah untuk relaks, jangan terlalu tegang, tapi tetap sopan supaya suasana tidak terasa kaku dan canggung.

5Jangan Memotong Pembicaraan
Memotong pembicaraan merupakan hal yang kasar dan tidak sopan. Jadi jangan menyela saat orang sedang berbicara atau menjelaskan sesuatu pada Anda. Sebaiknya dengarkanlah terlebih dahulu apa yang akan dia sampaikan. Apabila ada hal yang ingin ditanyakan, tanyakanlah pada saat yang tepat, seperti setelah dia selesai menjelaskan maksud dan tujuannya. Bila terpaksa Anda harus bertanya saat klien sedang bicara, jangan lupa untuk mengucapkan kata, ”Maaf saya potong….”, tapi jangan sering-sering menginterupsi, ya? Karena hal ini akan mengganggu lawan bicara Anda.

6Jauhkan Smartphone Anda
Ya, jangan membuka smartphone Anda ketika sedang meeting. Karena akan berkesan tidak menghargai dan tidak sopan di mata klien. Simpanlah smarphone Anda di tas dan abaikan untuk sementara waktu. Jangan lupa untuk matikan notifikasi smartphone Anda dengan men-silent.